INTERNE KOMMUNIKATION: WER WILL...? WER KANN...? UND VOR ALLEM: WER SOLLTE...?

Die interne Kommunikation in einem Unternehmen ist eine sensible und verantwortungsvolle Sache. Verschiedene Botschaften benötigen unterschiedliche Kommunikatoren und die jeweils passenden Kanäle. Ein Wegweiser für Arbeitgeber durch den internen Kommunikations-Dschungel.

Wir hören in unseren Jobs zur internen Kommunikation oft Sätze wie „Das soll die Kommunikationsabteilung machen.“ oder „Diese Information stellen wir ins Intranet.“ Doch ist es damit tatsächlich schon getan? Müssen wir nicht auch überlegen, welche Wirkung die Wahl des Kommunikators und des Kanals auf den Empfänger hat?

Ein Unternehmen steckt mitten im Change-Prozess. Es strukturiert Abteilungen und Zuständigkeiten um, zudem wird es Entlassungen geben. Die Geschäftsführung entscheidet sich dazu, zu diesen Umbrüchen im Unternehmen lediglich einen unpersönlichen Aushang der Kommunikationsabteilung am Schwarzen Brett zu machen. (Übrigens, dies ist kein hypothetisches Beispiel, sondern eines, dass tatsächlich so stattgefunden hat…)

Blankes Entsetzen und Panik bei den Mitarbeitenden sind die Folge. Natürlich. Das unverantwortliche und unbegleitete Abwerfen einer solchen Kommunikations-Bombe kann nicht gut gehen. Die Mitarbeitenden sind völlig verunsichert über die eigene Zukunft. Schlimmstenfalls laufen dem Arbeitgeber die Teams scharenweise weg, obwohl vielleicht die meisten von ihnen gar nicht von den Maßnahmen betroffen gewesen wären.

Abwägen und klug entscheiden. Die Auswahl des Kommunikators und des passenden Kanals ist in Abhängigkeit zum Inhalt entscheidend für den Erfolg einer Kommunikationsmaßnahme. Das gilt für die externe Kommunikation schon entscheidend, aber für die interne Kommunikation noch viel mehr. Denn wenn ich als Arbeitgeber das Vertrauen und die Loyalität meiner Mitarbeitenden verspiele, ist mir nicht mehr zu helfen. Das ist das höchste Gut für den Erfolg eines Unternehmens.

In einem Unternehmen sollte es verschiedene Hierarchiestufen für das Verbreiten von Informationen geben: Von Top-Down-Kommunikation bis zu hierarchieunabhängiger Kommunikation. Intern wie extern. Je nach Dringlichkeit und Nachrichtenwert entscheiden Sie bei jedem Kommunikationsanlass neu, wer der Kommunikator für diese Inhalte sein sollte. Das kann von der Geschäftsführung, über die Kommunikationsabteilung oder Führungskräfte bis hin zu Mitarbeiter-Botschaftern bzw. Influencern aus der Mitarbeiterschaft reichen.

Die Geschäftsführung verkündet mit großer Reichweite besonders wichtige Nachrichten. Dadurch vermittelt sie die Priorität der Nachricht und die Wertschätzung den Mitarbeitenden gegenüber und sagt zwischen den Zeilen: „Ich nehme mir Zeit für Dich!“. In unserem Beispiel von eben, der „Change-Prozess am Schwarzen Brett“, wäre das der richtige Kommunikator gewesen. In Kombination mit einem persönlich wirkenden Kanal sendet dies die richtige Botschaft. Nur so kann die Geschäftsleitung unbegründeten Ängsten entgegengetreten.

Die Führungskräfte informieren mit mehr Verbundenheit zum Einzelnen im persönlichen Gespräch oder zum Beispiel digital. Dabei übernehmen sie eine Schnittstellenfunktion zwischen Geschäftsführung und der Mitarbeiterschaft. Inhalte mit Praxisbezug und einer weniger großen Tragweite für das Unternehmen und die Teams sind hier genau richtig aufgehoben. Die Führungskräfte wissen, wie die Teammitglieder ticken und kann entsprechend Tonality und Kanal steuern.

Influencer aus der Mitarbeiterschaft kommunizieren auf Augenhöhe und haben eine ganz besondere Nähe zu den Mitarbeitenden. Alltägliche Themen, aber auch Dinge wie eine neue Arbeitgebermarke zum Beispiel, die einen längeren Kommunikationsprozess beinhalten, können Sie über sie gut in die Mitarbeiterschaft tragen. Dieser Kommunikationsweg funktioniert in beide Richtungen. Mitarbeiterbotschafter können nicht nur Sprachrohr, sondern auch Kummerkasten sein. Der Effekt: Hemmschwellen bauen sich ab, die Mitarbeitenden akzeptieren leichter die kommunizierten Inhalte. Ganz wichtig dabei: Die Influencer müssen von den Inhalten wirklich überzeugt sein. Wir wollen Botschafter, keine Spione…

Der richtige Kommunikator ist nur die halbe Miete zum Erfolg einer Botschaft. Die Bekanntmachung am Schwarzen Brett von eben wäre auch mit dem Kommunikator „Geschäftsführung“ eine Katastrophe gewesen – weil zudem der Kanal einfach absolut unpassend war. Bei einer Nachricht solcher Tragweite benötigt man eine ganz persönliche Ansprache wie eine Mitarbeiterversammlung mit der Möglichkeit, Fragen zu stellen, eine Videobotschaft oder zumindest ein persönliches Anschreiben an jeden Mitarbeitenden. Nur so lässt das Unternehmen den Empfänger der Nachricht nicht allein mit der Info, sondern steht ihm zur Seite. Das tut ein wertschätzender Arbeitgeber nämlich.

Während wir beim richtigen Kommunikator überlegen, ob der Inhalt eine Top-Down-Kommunikation oder eine hierarchieunabhängige Kommunikation benötigt, sind es beim Kanal zwei andere Parameter: Ist die Information neu oder ist es eine bereits bekannte Info, die verankert werden soll? Hierbei sollten Sie sich dann zusätzlich fragen, ob es vielleicht wichtig wäre, dass die Information digital nachlesbar ist, eine große Reichweite braucht, eine kleine Zielgruppe hat, besonders rasch umsetzbar sein muss, eine persönliche Anspräche nötig macht oder vielleicht offline als haptisches Erlebnis zur tiefergehenden Beschäftigung sinnvoll ist.

Als Arbeitgeber steht Ihnen eine wahnsinnig große Menge an Kanälen offen. Zwischen besagtem Schwarzen Brett und persönlichem Gespräch gibt es viele Abstufungen… Wie wäre es mit einer Mitarbeitenden-App, in der Sie wichtige Informationen wie in einem Wiki abgelegen, kombiniert mit einer Art Social Network oder Forum? Oder klassische Arbeitgebervideos und Mitarbeiterprofilvideos, die klären, wofür das Unternehmen steht und wie sich die wichtigsten Jobs im Alltag darstellen? Oder was halten Sie von einem regelmäßigen Captain’s Dinner, in dem ein persönlicher Austausch in einem besonderen Rahmen mit einer Führungskraft oder der Unternehmensleitung in einem Restaurant oder Café stattfindet? Manchmal sind auch so einfache Mittel wie ein Screensaver mit dem Arbeitgeber-Claim eine tolle Sache… Was auch immer Sie mit der Kommunikation erreichen möchten, es gibt die passende Maßnahme. Garantiert.

Natürlich entscheiden Sie für alle Kommunikationsinhalte individuell, wer Kommunikator und welches der passende Kanal ist. Zusätzlich ist hierbei ganz wichtig: Der Mix aus Inhalten und Kanälen bestimmt die letztliche Wirkung Ihrer internen Kommunikation. Nur das Gesamterscheinungsbild aller Verlautbarungen und Informationen spiegelt wider, welche Werte Sie als Arbeitgeber vertreten und welche Identität Sie haben. Ihre Mitarbeitenden leiten daraus ab, worauf Sie sich bei Ihnen verlassen können. Und entscheiden so, wieviel Loyalität, Empathie und letztlich Einsatz sie Ihnen als Arbeitgeber entgegenbringen möchten.